Come scrivere una fattura professionale in 5 passaggi

Una fattura professionale svolge tre funzioni contemporaneamente: indica al cliente quanto deve, gli offre un modo per pagare e rende felice il tuo consulente fiscale. Se ne perdi uno, ti ritroverai con pagamenti in ritardo, clienti confusi o grattacapi fiscali.

1. I dettagli della tua attività e quelli del cliente

In alto vanno il tuo nome completo o la ragione sociale, l'indirizzo e il codice fiscale, poi i dati del cliente. Se vendi ad altre aziende (B2B), sulla fattura figura anche la partita IVA del cliente: senza di essa, una fattura con inversione contabile può essere rifiutata.

2. Un numero e una data univoci della fattura

I numeri di fattura sequenziali sono un requisito legale nella maggior parte dei paesi. Non saltare o riutilizzare mai un numero: le lacune nella sequenza sono esattamente ciò che cerca una verifica fiscale. Anche la data è obbligatoria e per i servizi solitamente si aggiunge il periodo del servizio o la data di consegna.

3. Voci con quantità, prezzo unitario e imposta

Ogni riga necessita di una descrizione chiara, una quantità, un prezzo unitario e l'aliquota fiscale. Una somma forfettaria "lavoro svolto € 500" invita a porre domande. Suddividi il lavoro in righe che il cliente possa verificare e indica l'aliquota IVA per riga.

4. Il metodo di pagamento e la data di scadenza

Indica esattamente come vuoi essere pagato ed entro quando. Un bonifico bancario necessita del tuo IBAN e BIC. In Germania e Austria, un codice QR SEPA sulla fattura consente al cliente di scansionarla e pagare con un solo tocco: le fatture con un codice QR vengono pagate in modo molto più rapido.

5. Un formato leggibile dalla macchina

Dal 2025 la Germania e altri paesi dell’UE passeranno alla fatturazione elettronica obbligatoria. Un PDF ZUGFeRD 2.2 / Factur-X è allo stesso tempo: un normale PDF letto da un essere umano e un file di dati strutturati che un sistema contabile legge automaticamente. Invialo e il tuo cliente non riscriverà mai la tua fattura.

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