Hur man skriver en professionell faktura i 5 steg

En professionell faktura gör tre jobb samtidigt: den talar om för kunden vad de är skyldig, den ger dem ett sätt att betala och den gör din skatterådgivare nöjd. Missa någon av dessa och du får sena betalningar, förvirrade kunder eller en skattehuvudvärk.

1. Dina företagsuppgifter och kundens

Ditt fullständiga namn eller företagsnamn, adress och skattenummer står högst upp, sedan kundens uppgifter. Om du säljer till andra företag (B2B) hör kundens momsregistreringsnummer också till på fakturan – utan det kan en omvänd betalningsfaktura avvisas.

2. Ett unikt fakturanummer och datum

Sekventiella fakturanummer är ett lagkrav i de flesta länder. Hoppa aldrig över eller återanvänd ett nummer – luckor i sekvensen är precis vad en skatterevision letar efter. Datum krävs också och för tjänster brukar man lägga till serviceperiod eller leveransdatum.

3. Rader med kvantitet, enhetspris och moms

Varje rad behöver en tydlig beskrivning, en kvantitet, ett enhetspris och skattesatsen. En klumpsumma 'arbete utfört €500' bjuder in frågor. Dela upp arbetet i rader som kunden kan verifiera och ange momssatsen per rad.

4. Betalningssätt och förfallodatum

Säg exakt hur du vill få betalt och senast när. En banköverföring kräver ditt IBAN och BIC. I Tyskland och Österrike låter en SEPA QR-kod på fakturan kunden skanna och betala med ett tryck – fakturor med QR-kod betalas mätbart snabbare.

5. Ett maskinläsbart format

Från 2025 går Tyskland och andra EU-länder över till obligatorisk e-fakturering. En ZUGFeRD 2.2 / Factur-X PDF är både: en normal PDF som en människa läser och en strukturerad datafil som ett redovisningssystem läser automatiskt. Skicka det och din kund skriver aldrig om din faktura.

InvoYX bygger alla fem elementen åt dig – en ZUGFeRD e-faktura PDF med dina uppgifter, en SEPA QR-kod, sekventiell numrering och skattehantering – offline, i en app till fast pris.