Inhalt
- Schnellstart — Ihre erste Rechnung in 5 Schritten
- Profil — Firmendaten, Bankverbindung & QR-Code, Steuerdaten
- Rechnungsvorgaben
- Sprache, Währung & Ländercode
- Berichte & Buchhaltungsexporte
- Mahnwesen (Zahlungserinnerungen)
- Nachrichten- & Rechnungsvorlagen
- Benachrichtigungen & Speicher
- Sicherheit & Backup
- FAQ
★ Schnellstart — Ihre erste Rechnung in 5 Schritten
Neu bei InvoYX? Mit diesen fünf Schritten haben Sie Ihre erste Rechnung in wenigen Minuten fertig.
- InvoYX installieren
Laden Sie die App aus dem Google Play Store oder App Store herunter und öffnen Sie sie. Kein Konto, keine Internetverbindung nötig.
- Firmendaten eintragen
Gehen Sie zu Profil → Firmendaten. Name, Adresse, Telefon, E-Mail und Logo erscheinen auf jeder Rechnung.
- Bankverbindung hinzufügen
Gehen Sie zu Profil → Bankverbindung und tragen Sie Ihre IBAN ein. InvoYX fügt automatisch einen Zahlungs-QR-Code hinzu.
- Steuerdaten eintragen
Gehen Sie zu Profil → Steuerdaten und tragen Sie Steuernummer und USt-IdNr. ein, damit Ihre Rechnungen steuerkonform sind.
- Rechnung erstellen & versenden
Tippen Sie auf Neue Rechnung, fügen Sie Kunde und Positionen hinzu und teilen Sie das ZUGFeRD-PDF per E-Mail oder WhatsApp.
💡 Tipp: Entdecken Sie die vollständige Funktionsliste oder lesen Sie die Anleitungen zu ZUGFeRD, QR-Zahlungen und mehr.
1 Profil
1.1 Firmendaten
Diese Angaben werden auf jeder Rechnung gedruckt. Ihr Logo erscheint oben links, darunter Firmenname, Adresse, Telefon und E-Mail. Einmal eintragen — und jede Rechnung ist automatisch vollständig und mit Ihrem Markenauftritt versehen.
1.2 Bankverbindung
Ihre Bankverbindung macht das Bezahlen einfach: InvoYX erzeugt aus Ihrer IBAN automatisch einen Zahlungs-QR-Code auf jeder Rechnung, damit Kunden mit einem einzigen Scan bezahlen können. Die IBAN wird automatisch geprüft, damit Sie sich nicht vertippen. Sie tragen ein: IBAN, BIC, Bank (Name der Bank) und Kontoinhaber.
Zahlungshinweis — das sind die Zahlungsinformationen auf der Rechnung. Er wird automatisch vorausgefüllt, kann aber bei besonderen Wünschen mit Platzhaltern angepasst werden:
{dueDate} {iban} {accountHolder} {days} (wie viele Tage noch zu bezahlen sind) {fee}
1.3 Steuerdaten
Ihre Steuerdaten werden in der Rechnungsberechnung, der PDF- und E-Rechnungs-Ausgabe, den Steuer-Exporten und Berichten verwendet. Einmal eintragen — und jedes Dokument ist steuerkonform.
- Steuernummer — die Steuernummer, die Sie vom Finanzamt erhalten haben (in Deutschland z. B. im Format 12/345/67890). Sie identifiziert Sie gegenüber den Steuerbehörden. InvoYX druckt sie auf Ihre Rechnungen und übernimmt sie in ZUGFeRD-E-Rechnungen.
- USt-IdNr. — Ihre EU-weite Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (z. B. DE123456789). Sie benötigen sie für grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU und zur Prüfung der USt-IdNrn Ihrer Kunden. InvoYX druckt sie auf Rechnungen und übernimmt sie in ZUGFeRD-E-Rechnungen.
2 Rechnungsvorgaben
Legen Sie fest, wie Ihre Rechnungen nummeriert und bezahlt werden: das Rechnungsnummern-Präfix und die Startnummer, der Standard-Steuersatz und die Zahlungsfrist (wie viele Tage Ihr Kunde Zeit hat). Einmal einstellen — jede neue Rechnung folgt automatisch Ihren Regeln.
3 Sprache, Währung & Ländercode
- Sprache — die Sprache der Menüs und Schaltflächen der App.
- Währung — die Standardwährung, die auf jeder Rechnung angezeigt wird.
- Belegsprache — die Sprache, in der Ihre Rechnungen und Steuerberichte erstellt werden. Sie bedienen die App in Ihrer Sprache, während Ihre Dokumente in der Sprache Ihres Kunden geschrieben werden — eine der Stärken von InvoYX bei internationalen Aufträgen.
- Ländercode — die Standard-Ländervorwahl für Telefonnummern bei neuen Kunden (z. B. Deutschland +49).
4 Berichte & Buchhaltungsexporte
Filtern Sie Berichte nach Monat, Quartal, Jahr oder einem beliebigen Zeitraum und exportieren Sie Ihre Daten für den Steuerberater in dem Format, das er verwendet. Nach unten scrollen, um den Zeitraum zu filtern.
Unterstützte Exportformate u. a.: DATEV (Deutschland), Österreich, Abacus/Bexio (Schweiz), UK HMRC MTD, USA QuickBooks, Schweden SIE-4/Visma, Norwegen SAF-T, Dänemark e-conomic, Finnland Procountor, Niederlande Exact, Spanien ContaSol, Frankreich CogiD, Italien Fatture in Cloud, Polen wFirma, Türkiye Logo, Rumänien SAGA, generisch Excel, BiH Pansoft, Russland, Japan und Ungarn Számlázz.hu. Ihr Standardformat legen Sie hier fest.
E-Rechnung: Jede Rechnung ist ein ZUGFeRD-/Factur-X-Hybrid-PDF. Zusätzlich können Sie alle Einnahmen und Ausgaben auf einmal aus dem Dashboard exportieren.
5 Mahnwesen (Zahlungserinnerungen)
Schalten Sie das Mahnwesen ein, und InvoYX hilft Ihnen, ausstehende Zahlungen automatisch nachzuverfolgen. Sie erhalten drei Mahnstufen — jede mit eigener Tageszahl und Gebühr — plus einen Status, damit Sie immer wissen, ob die erste, zweite oder dritte Mahnung bereits gesendet wurde. Ebenfalls enthalten: Zahlungserinnerungen, Zahlungsbestätigungen, Teilzahlungsbestätigungen und formelle Mahnungen.
6 Nachrichten- & Rechnungsvorlagen
E-Mail-/WhatsApp-Texte
Jede Nachricht — E-Mail, WhatsApp oder jede andere App — kann angepasst werden. Sinnvolle Standardtexte sind vorausgefüllt, aber Sie können den Wortlaut anpassen für: Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Zahlungsbestätigungen, Teilzahlungsbestätigungen und Mahnstufen 1, 2 und 3.
Rechnungsvorlagen
Wenn Sie immer wieder dieselben Leistungen abrechnen, speichern Sie sie als Vorlage und importieren Sie sie in jede neue Rechnung — ohne Positionen neu einzutippen.
7 Benachrichtigungen & Speicher
Benachrichtigungen
Schalten Sie Benachrichtigungen nach Wunsch ein oder aus. InvoYX kann Sie täglich an ein Backup erinnern, damit Sie nie Daten verlieren.
Speicher
Auf Android können Sie wählen, wo Ihre Daten gespeichert werden. Auf dem iPhone wird der Ordnername zur Information angezeigt.
8 Sicherheit & Backup
Sicherheit (App-PIN)
Erstellen Sie eine App-PIN, und InvoYX öffnet sich nur noch mit diesem Code. Dieselbe PIN wird zum Verschlüsseln Ihres Backups verwendet, damit Ihre Finanzdaten privat bleiben.
Backup & Transfer
- Tägliches Backup — InvoYX fragt täglich, ob ein Backup erstellt werden soll, und aktualisiert es mit Ihrer Erlaubnis.
- Backup erstellen — erstellen Sie jederzeit ein Backup oder importieren Sie ein vorhandenes auf ein neues Gerät.
- Backup teilen — senden Sie Ihr verschlüsseltes Backup per E-Mail, WhatsApp oder speichern Sie es in einem Ordner.
? Häufig gestellte Fragen
Wie erstelle ich meine erste Rechnung?
Tippen Sie auf Neue Rechnung, fügen Sie einen Kunden hinzu (oder importieren Sie ihn aus den Kontakten), erfassen Sie Ihre Positionen und speichern Sie. Dann teilen Sie das PDF per E-Mail oder WhatsApp — es ist ein ZUGFeRD-/Factur-X-Hybrid, den Buchhaltungssoftware automatisch einliest.
Zeigt meine Rechnung die Bankdaten für die Zahlung?
Ja. Sobald Sie Ihre IBAN unter Profil → Bankverbindung eintragen, trägt jede Rechnung einen Zahlungs-QR-Code, den Ihr Kunde zum Bezahlen einfach scannen kann.
Was ist ZUGFeRD / Factur-X und warum ist es wichtig?
Es ist der Standard für hybride E-Rechnungen: ein normales PDF, das zusätzlich maschinenlesbare Daten enthält, sodass die Buchhaltungssoftware Ihrer Kunden (DATEV, Lexoffice, SAP u. a.) es automatisch importiert.
Kann ich InvoYX in meiner eigenen Sprache nutzen?
Ja — 27 Sprachen, und die App-Sprache ist unabhängig von der Rechnungssprache. Bedienen Sie die App in Ihrer Sprache, rechnen Sie in der Sprache Ihres Kunden ab.
Wo werden meine Daten gespeichert und sind sie sicher?
Nur auf Ihrem Gerät. Keine Cloud, kein Server, kein Konto. Backups sind mit AES-256 und Ihrer PIN verschlüsselt, und die App selbst kann per PIN gesperrt werden.
Wie sichere ich meine Rechnungen?
InvoYX erinnert Sie täglich. Unter Profil → Backup & Transfer können Sie jederzeit ein verschlüsseltes Backup erstellen, importieren oder teilen.